El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación.
Principios del protocolo empresarial
- Ser respetuoso
- Ser puntual
- Ser discreto
- Ser cortés, agradable y positivo
- Interesarse por los demás
- Vestirse de acuerdo a las circunstancias
- Utilizar un adecuado lenguaje oral, escrito y corporal
El protocolo empresarial se establece en 3 etapas:
1. Protocolo como individuo: En este tipo de protocolo debemos cuidar:
- Nuestra Imagen e higiene personal
- Tener buena actitud
- Respeto a nuestros compañeros
2. Protocolo con nuestro equipo de trabajo: Buenas maneras en la oficina:
- Puntualidad
- Respeto
- Disposición y apoyo
- Sonreír
- Cortesía y Tono de Voz
3. Protocolo con el cliente: Debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Escuchar y satisfacer las necesidades del cliente
- Brindar un buen servicio
- Tener empatía
¿ Cómo se aplica a la empresa?
Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.
Debemos recordar que los eventos connotan también como somos como profesionales y que grado de compromiso tenemos para con nuestro público. Así pues, fijar previamente los objetivos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una pérdida de tiempo y de recursos.
El objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son: negociación, acuerdo, beneficios. En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa, Por lo tanto debemos de cuestionarnos ¿qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué imagen quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi empresa?, ¿puedo realizar esa tarea yo solo? Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.
Tipos de actos protocolarios empresariales
Hay que distinguir entre actos ajenos que son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin participación directa (como participantes del evento). Y actos propios, que pueden ser actos externos fuera del ámbito de la empresa pero organizados por la empresa, y actos internos que son actos sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral. Suelen ir acompañados de algo de bebida y comida de sencilla elaboración.
Reuniones de trabajo con buffet
Son encuentros profesionales a los que se suma la presentación estratégica de múltiples platos o productos como un estímulo para el cliente que asiste a la reunión. Ofrecen un servicio rápido, oferta atractiva y visualizada en el momento. El comensal confecciona él mismo, su menú.
Reuniones de trabajo con acompañante: Almuerzo o cena.
En protocolo este tipo de reuniones constituyen un momento puntual para la negociación con un claro predominio de la distensión de las relaciones sociales.
Es un perfecto momento para brindar las atenciones especiales y al mismo tiempo para negociar, pero muy discretamente ya que en ella se encuentran también los cónyuges.
Se debe elegir un sitio de prestigio, calidad, con estilo, buena comida, excelente servicio, bar separado para el aperitivo, intimidad y aparcacoches o parking.
Los anfitriones deben llegar como mínimo 15 minutos de antelación, siempre es preferible en protocolo esperar a ser esperado. No se debe llevar dinero en efectivo para las propinas que se entregarán al final del servicio, si el lugar de celebración es nuestro lugar de trabajo. Será aproximadamente el 10% del importe de la factura.
Reuniones Profesionales:
Son organizados mayoritariamente por OPC y agencias de viajes especializadas. Surgen del auge del mercado de las reuniones profesionales.
Sus funciones son la de asesorar, organizar y controlar, todos los servicios necesarios para el desarrollo de la reunión.
Cursos, seminarios y simposios: Reuniones puntuales, de carácter formativo, con una duración variable. Su objetivo es exponer temas, realizar debates, grupos de trabajo con el fin de contrastar opiniones y sacar conclusiones.
¿Porque es importante aplicar un protocolo empresarial?
Saber cuáles son las normas generales de protocolo empresarial, nos darán una idea bastante clara, por ejemplo, del aprecio que nos tiene un cliente, la consideración que le merecemos a ese proveedor que tanto nos interesa o, incluso, si el director del banco tiene querencia a concedernos ese crédito que tanto deseamos para poner en marcha nuestro proyecto.
El protocolo es un lenguaje y, si no lo conocemos, no sabremos interpretar qué nos está diciendo el otro ni podremos transmitir lo que queremos. Una gran cantidad de malentendidos en el mundo empresarial parten precisamente de esta incomprensión.
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